FatturaPA
Modulo ideato per essere utilizzato sia dalle Pubbliche Amministrazioni sia dai fornitori della stessa.
Esso gestisce l’intero processo di fatturazione elettronica, in particolare sia il ciclo passivo (ricezione delle fatture PA) sia il ciclo attivo (emissione della fatturaPA e trasmissione tramite il Sistema di Interscambio).
Il nuovo approccio di 3D Informatica verso le necessità di integrazione tra le applicazioni documentali è rappresentato dalla realizzazione di uno specifico strato applicativo che consente due modalità distinte di fruizione del modulo:
- Accesso diretto al modulo che permette di utilizzare il modulo in modalità indipendente dal sistema di gestione documentale completo Docway® XML, grazie all’accesso diretto alla singola applicazione/funzione ma con possibilità di integrazione a basso costo;
- Integrazione con Docway ® XML che consente l’utilizzo del modulo all’interno del sistema di gestione documentale Docway® XML.
Mail e PEC Manager
Modulo archiviatore automatico che non costituisce un completamento del sistema di posta elettronica già in essere ma una risorsa fondamentale di Archivio e Gestione Documentale.
Il modulo si occupa di monitorare le caselle mail e PEC aziendali e di realizzare una registrazione automatica delle mail e degli allegati digitali, ai fini di una corretta formazione dell’Archivio documentale, secondo modelli definibili dall’utente.
Ogni mail/PEC viene così trasformata in un “documento reale” su DocWay, immediatamente disponibile e correttamente registrato in Archivio.
Il documento può essere registrato in bozza, ovvero può essere automaticamente protocollato – se necessario – così come può essere automaticamente classificato, fascicolato ed assegnato all’interno della Struttura Organizzativa.
Per ogni casella mail/PEC gestita dall’archiviatore è possibile definire il corrispondente processo d’Archivio e di distribuzione; così come è possibile la gestione illimitata di caselle mail/PEC per ogni Ente o AOO.
Custom form
Modulo che permette agli utenti di definire nuove tipologie documentali e di personalizzare le proprie ricerche.
Si tratta di un vero e proprio generatore di form e applicazioni documentali con tutte le classiche funzioni applicabili a tali campi.
E’ possibile definire maschere e campi personalizzati su determinate tipologie documentali e sui fascicoli, che si pongono in aggiunta ai metadati obbligatori di protocollo.
Questi campi sono facilmente configurabili da un apposito file XML presente nell’installazione di DocWay.
I documenti con campi custom possono essere anche inseriti all’interno di repertori specifici.
Deposito
Modulo che permette la corretta descrizione e gestione dei fascicoli cartacei e digitali prodotti da un soggetto pubblico o privato, durante lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali non destinati alla trattazione degli affari correnti ma alla conservazione permanente.
Risolve prioritariamente l’esigenza di una corretta descrizione archivistica dei fascicoli e documenti cartacei ed elettronici.
La descrizione archivistica dei fascicoli destinati all’archivio di deposito, prevede la valorizzazione di un insieme di informazioni relative alla provenienza, alla consistenza, al condizionamento, alla collocazione fisica nell’archivio di deposito nonché le necessarie informazioni di trasferimento del fascicolo a deposito e le richieste di presa visione.
Mette a disposizione tutte le funzionalità necessarie a descrivere il processo che parte dalla chiusura o archiviazione di un fascicolo nell’archivio corrente e termina nell’archivio di deposito nel quale il materiale documentale può essere sottoposto alle operazioni di selezione e scarto.
Albo online
Modulo albo on-line per la pubblicazione di repertori sul web, suddiviso in due diversi applicativi: Il Modulo web e il Modulo admin.
Il concetto di base dell’applicazione è costituito da un oggetto definito pubblicazione, che è sostanzialmente un record XML nel quale vengono salvate tutte le impostazioni e configurazioni relative alla pubblicazione di uno specifico repertorio che vengono definite dall’amministratore.
Nell’applicazione il record della pubblicazione viene trattato alla stregua di un documento di DocWay, pertanto si ha la possibilità di inserire e modificare i campi che lo descrivono.
Tali campi servono per definire le differenti configurazioni relativa alla pubblicazione come, ad esempio, il repertorio da pubblicare, i dati del repertorio da visualizzare, la presenza del diritto all’oblio e altri campi definiti in seguito.
Questo tipo di record viene utilizzato per interfacciarsi con l’archivio documentale DocWay per ottenere i dati dei repertori da pubblicare secondo quanto definito al suo interno.
Delibere
Modulo che permette la gestione integrata e completa dei procedimenti amministrativi, dall’istruttoria alla pubblicazione delle delibere.
Attraverso questo modulo vengono predisposti e monitorati i flussi documentali per la presentazione delle proposte di delibera e delle comunicazioni/informative, per i diversi organi collegiali, da parte delle strutture dell’Amministrazione.
I flussi documentali sono gestiti dal motore di document workflow che, integrato con la posta elettronica, controlla gli attori del processo e le azioni consentite.
Una volta terminato il flusso di perfezionamento delle proposte, si prosegue con l’attività di competenza della segreteria degli Organi Collegiali, di preparazione dell’ordine del giorno, delle convocazioni, del verbale della seduta e dell’emanazione delle delibere.
Workflow
Con la versione DOCWAY®4RE è stata integrata la componente applicativa dedicata al WorkFlow BONITA WORKFLOW.
BONITA WF permette di definire, ottimizzare, monitorare ed integrare i processi aziendali, combinando un innovativo studio di design di processo, un potente motore di BPM e un’ interfaccia utente rivoluzionaria grazie alla sua intuitività.
Sono stati realizzati tutti i connettori applicativi tra DOCWAY®4RE e BONITA necessari al completo controllo di un workflow documentale (documenti e fascicoli): semplici flussi di revisione e approvazione, processi aziendali complessi, stratificati e prodotti in più stadi temporali e da diverse titolarità.
I procedimenti aziendali possono essere collegati a temporizzatori, essi calcolano in automatico le tempistiche impostate per il procedimento, ed allertano gli utenti nel caso in cui il procedimento sia in scadenza.
Bonita offre un design grafico per la configurazione dei flussi, che possono poi essere importati (nel formato nativo di Bonita) all’interno di Docway tramite un’apposita interfaccia applicativa.
