WORKFLOW e BPM

Con la versione DOCWAY®4RE è stata integrata la componente applicativa dedicata al WorkFlow BONITA WORKFLOW.

BONITA WF permette di definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, combinando un innovativo studio di design di processo, un potente motore di BPM e di una interfaccia utente rivoluzionaria per la sua intuitività. In questo contesto sono stati realizzati tutti i connettori applicativi tra DOCWAY®4RE -> BONITA e necessari al completo controllo di un workflow documentale (documenti e fascicoli): semplici flussi di revisione e approvazione, processi aziendali complessi, stratificati e prodotti in più stadi temporali e da diverse titolarità.

I procedimenti aziendali possono essere collegati a temporizzatori, che calcolano in automatico le tempistiche impostate per il procedimento, e allertano gli utenti nel caso in cui il procedimento sia in scadenza.

Bonita offre un designer grafico per la configurazione dei flussi, che possono poi essere importati (nel formato nativo di Bonita) all’interno di Docway tramite un’apposita interfaccia applicativa.

Il disegno dei processi

Il designer grafico di Bonita permette di definire per ogni processo i ruoli e gli attori coinvolti nel suo svolgimento (Utenti, Uffici, Gruppi, Ruoli), definendo il Responsabile dei singoli task del processo e le tempistiche di svolgimento dello stesso. Il sistema è in grado di calcolare i tempi di esecuzione, a partire dall’esecuzione del processo: se collegati ad una scadenza all’interno di Docway® il sistema è in grado di inviare mail di allerta agli utenti implicati, indicando loro le azioni da eseguire.

I workflow possono essere attivati manualmente dagli utenti, oppure partire in modalità automatica, sulla base della tipologia documentale registrata e collegata al wokflow stesso (tramite voce di indice, che descrive univocamente il processo in tutti i suoi dati descrittivi).

All’interno di Docway®, gli utenti visualizzano immediatamente i processi che gli sono stati assegnati (tramite apposite vaschette in cui sono riportati i documenti sui quali è attivo un processo e devono essere effettuate delle operazioni), tramite la ricezione di mail di notifica su tutti gli eventi fondamentali del flusso (attivazione, scadenze, esecuzione di attività). Tramite la visualizzazione grafica del processo all’interno dell’interfaccia di DocWay®, gli utenti sono sempre in grado di visualizzare in tempo reale le fasi di svolgimento del procedimento, i partecipanti, le scadenze.

Bonita permette di disegnare facilmente form e interfacce utente per l’inserimento di dati necessari allo svolgersi del procedimento, che sono visualizzate all’interno delle interfacce di Docway®, e all’occorrenza possono essere salvati all’interno come metadati XML dei documenti.