EMAIL, PEC & FAX

L’archiviatore automatico di DOCWAY®4RE non deve essere visto come un completamento del sistema di posta elettronica già in essere, bensì come fondamentale risorsa d’Archivio e Gestione Documentale. La sua primaria funzione è quella di monitorare le caselle mail e PEC aziendali e di realizzare una registrazione automatica delle mail e degli allegati digitali, ai fini di una corretta formazione dell’Archivio documentale, secondo modelli definibili dall’utente. Ogni mail/PEC viene così trasformata in un “documento vero” su DOCWAY®4RE, immediatamente disponibile e correttamente registrato in Archivio. Il documento può essere registrato in bozza, ovvero può essere automaticamente protocollato – se necessario – così come può essere automaticamente classificato, fascicolato ed assegnato all’interno della Struttura Organizzativa.

Per ogni casella mail/PEC gestita dall’archiviatore è possibile definire il corrispondente processo d’Archivio e di distribuzione; così come è possibile la gestione illimitata di caselle mail/PEC per ogni Ente o AOO.

In ottemperanza a quanto previsto dai vigenti regolamenti è inoltre possibile definire e gestire caselle di interoperabilità via PEC, garantendo il trattamento automatico, da parte di DOCWAY®4RE di tutte le informazioni inviate e/o ricevute a/da altri sistemi, allo scopo di automatizzare le attività (protocollazione) e i processi amministrativi conseguenti (classificazione e fascicolazione); oltre naturalmente al trattamento completo delle segnature XML.

PEC e conservazione a norma

Particolare attenzione è stata posta alla individuazione delle modalità operative per la gestione del processo di archiviazione della PEC finalizzato al miglioramento della “conservazione digitale a norma” mediante specifica gestione dei formati digitali consentiti all’interno di DOCWAY®4RE.
DOCWAY®4RE consente di:

  • Limitare il formato dei file da allegare a documenti protocollati e repertoriati tramite un modulo di configurazione dei formati ammessi; una funzione specifica analizza il formato degli allegati ricevuti via PEC ed eventualmente invia una PEC in risposta “di ripudio” se non rispondenti ai formati ammessi
  • Registrare un documento cartaceo – via scanner – in un TIFF multi pagina e PDF, ma di inviare tramite interoperabilità e in conservazione digitale solo la conversione in PDF con watermark contenente i dati di registrazione (data, n. di protocollo, classificazione, n. del fascicolo e n. degli allegati)