IL MODULO FATTURA

Il modulo FatturaPA è stato ideato per essere utilizzato sia da Pubbliche Amministrazioni che dai fornitori della stessa, in quanto adibito a gestire l’intero processo della fatturazione elettronica: infatti il modulo FatturaPA gestisce sia il ciclo passivo (ricezione delle fattre PA) che il ciclo attivo (emissione della fatturaPA e trasmissione tramite il Sistema di Interscambio).

Il nuovo approccio di 3D Informatica verso le necessità di integrazione tra le applicazioni documentali è rappresentato dalla realizzazione di uno specifico strato applicativo che consente due modalità distinte di fruizione del modulo:

  1. ACCESSO DIRETTO AL MODULO: attraverso tale modalità è pertanto possibile utilizzare Il modulo FatturaPA in modalità indipendente dal sistema di gestione documentale completo Docway® XML, grazie all’accesso diretto alla singola applicazione/funzione ma con possibilità di integrazione a basso costo.
  2. INTEGRAZIONE CON DOCWAY® XML: Consente l’utilizzo del modulo all’interno del sistema di gestione documentale Docway® XML

FATTURAPA E EXTRAWAY® BRIDGE: INTEGRAZIONE CON ALTRI SISTEMI DI PROTOCOLLO

3D Informatica ha individuato la più efficace modalità per realizzare l’integrazione tra i sistemi coinvolti nella gestione del ciclo attivo/passivo. Extraway® Bridge è la soluzione interfacciabile con altri sistemi informatici. Tramite un connettore SQL via JDBC, Extraway® Bridge è l’unica soluzione interoperabile con altri sistemi di protocollo, sia per la gestione della fattura passiva che lo scambio di documenti da e verso il sistema Docway® XML.

Extraway® Bridge: un ponte tra Sistema di Protocollo e Docway® XML. Extraway® Bridge interviene nella face di trasmissione automatica della fattura passiva al sistema di protocollo, con due obiettivi:

  1. evitare la duplicazione del processo di acquisizione delle fatture digitali regsitrate in Docway® XML. In particolare ogni fattura elettronica ricevuta e registrata in DocWay® XML viene automaticamente “versata” nel sistema di protocollo (metadati ed allegati digitali), per la sua registrazione a protocollo.
  2. ottenere un record informatico completo e pronto per la conservazione. La fattura viene “prelevata” (metadati) dal sistema di protocollo per aggiornare in Docway® XML i metadati rilevati al protocollo.

Extraway® Bridge: un ponte tra Sistemi di gestione contabile e Docway® XML. E’ possibile realizzare anche un’integrazione tra DocWay® XML ed il programma di gestione contabile utilizzato, in modo tale che le fatture vengano automaticamente registrate anche in contabilità, acquisendo i dati dalla fattura già registrata nel sistema documentale.

SINTESI DELLE FUNZIONALITA’

Di seguito una sintesi delle maggiori funzionalità offerte dal sistema:

  • gestione del formato XML Fattura PA;
  • registrazione delle fatture nel sistema documentale (repertoriazione e protocollazione)
  • trasmissione della Fattura PA XML firmata digitalmente tramite il Sistema di Interscambio, utilizzando il ServizioPEC (Ciclo Attivo);
  • ricezione della Fattura PA XML firmata digitalmente tramite il Sistema di Interscambio, utilizzando il ServizioPEC (Ciclo Passivo);
  • gestione delle ricevute emesse dal Sistema di Interscambio (SdI);
  • invio in conservazione delle fatture e delle ricevute del SdI tramite l’utilizzo del modulo Extraway® Bridge.
FATTURA PA CICLO PASSIVO

Il modulo FatturaPA acquisisce e registra automaticamente la fattura ricevuta via PEC dal Sistema di Interscambio (SdI) tramite uno specifico modulo automatico (MailArchiver) per il riconoscimento PEC, estrazione dei dati della fattura ed assegnazione al repertorio.

La fattura viene registrata in un apposito repertorio delle fatture (che assegna un numero univoco di registrazione all’interno dello stesso), arricchito, oltre che dai metadati di registrazione di Protocollo, dai metadati richiesti dalla normativa perla gestione delle fatture elettroniche. Alla registrazione (che può eventualmente anche essere fatta in bozza, trasformabile poi dall’operatore in una registrazione definitiva) sono allegati i seguenti file:

  • Fattura formato XML firmata;
  • Metadati del file fattura;
  • Notifica di accettazione/rifiuto (inviata al SdI dal ricevente entro 15 gg dalla ricezione della fattura), creata e spedita automaticamente dal Modulo FatturaPA;
  • Notifica di decorrenza dei termini.

Le ricevute/notifiche sono in formato XML e allegate in maniera automatica alla registrazione. Oltre alle ricevute generate dal SdI vengono allegate alla registrazione anche le ricevute di ricezione del messaggio PEC.

Il modulo FatturaPA gestisce la ricezione sia della trasmissione di fatture singole che della trasmissione di lotti di fatture inviate secondo le modalità previste dalle normative. Il lotto di fattura sarà trattato come un unico repertorio ma al suo interno saranno perfettamente riconoscibile le singole fatture e i relativi dati.

FATTURA PA CICLO ATTIVO

Il modulo FatturaPA gestisce anche le fasi del ciclo attivo, in particolare:

  • l’emissione e la trasmissione della fattura al SdI mediante PEC;
  • la ricezione e la gestione automatica delle notifiche sulla trasmissione della fattura attiva emessa dal SdI.

La fase di emissione della fattura nel formato XML richiesto può avvenire secondo due diverse modalità:

  • modalità diretta mediante il modulo FatturaPA di Docway® XML: la fattura viene registrata nel repertorio delle fatture attive e gli viene assegnata una numerazione univoca all’interno dello stesso; la form di inserimento dei dati è composta da tutti gli elementi richiesti dal tracciato xml previsto per la FatturaPA. Al momento della registrazione il sistema genera automaticamente il file xml conforme alla normativa e pronto per essere inviato al Sistema di Interscambio;
  • modalità integrata, mediante integrazione con i sistemi di gestione contabile eventualmente già utilizzati dall’ente. Qualora l’azienda possieda già un sistema per la registrazione contabile delle fatture e per la generazione del file xml della FatturaPA, è possibile studiare soluzioni di integrazione, automatizzando la registrazione della fattura e l’acquisizione del file xml in Docway® XML. La fattura viene registrata automaticamente nel repertorio delle fatture attive, dal quale può poi essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio.

La fattura, prima della sua trasmissione al Sistema di Interscambio tramite PEC, viene firmata digitalmente e protocollata come un documento in uscita.

Le notifiche sulle trasmissione previste dalla normativa vengono recuperate automaticamente e allegate alla rispettiva fattura inviata. Nello specifico le notifiche gestite sono:

  • Ricevuta di consegna file al destinatario;
  • Notifica di scarto;
  • Notifica di mancata consegna;
  • Notifica di esito;
  • Notifica di decorrenza dei termini;
  • Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito;