SISTEMA DOCUMENTALE PER IL VERSAMENTO DEI DOCUMENTI E DEI METADATI NEI SISTEMI DI CONSERVAZIONE A NORMA

IL CONTESTO

Un sistema di conservazione a norma garantisce la validità legale, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti e delle loro informazioni identificative, e la conservazione nel tempo dei documenti digitali, tramite un processo di gestione articolato in fasi definite (acquisizione, archiviazione, gestione dei dati, pianificazione della conservazione)

LA SOLUZIONE

Extraway® Bridge è la soluzione software per supportare il processo di conservazione a lungo termine delle risorse digitali: permette di gestire la fase del versamento delle unità documentarie, dall’ambiente di produzione originario al sistema di conservazione a norma utilizzato.

Consente infatti la trasmissione dei documenti e dei loro metadati, e la verifica dei versamenti effettuati. Il software è stato sviluppato in accordo con la Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004; con il Codice dell’Amministrazione Digitale e con lo standard ISO 14721- OAIS (Open Archival Information System).

Extraway® Bridge è un “ponte” che collega tramite specifici connettori qualsiasi sistema di gestione documentale con qualsiasi sistema di conservazione a norma: il software è stato progettato per essere indipendente non solo dalla sorgente dei dati (basata su xml o su database relazionali), ma anche dal modulo esterno di conservazione. Possono essere utilizzate e gestite contemporaneamente più sorgenti documentali e più sistemi di conservazione.

I VANTAGGI
  • strumento flessibile per inviare documenti digitali in conservazione, indipendentemente dalla sorgente dei dati e dal sistema di conservazione utilizzato;
  • riversamento in un unico archivio documentale XML di dati e documenti prodotti con diversi applicativi gestionali e documentali, salvati su diversi database;
  • importazioni di documenti da un sistema ad un altro in maniera totalmente automatica (per esempio trasferimento di documenti prodotti con sistemi gestionali all’interno di un sistema documentale);
  • nessuna modifica ai software gestionali/documentali già utilizzati per lo scambio dei documenti: tramite la definizione di tipologie documentali è possibile trasferire in maniera totalmente automatica documenti da un sistema ad un altro, tramite lo sviluppo di semplici connettori;
  • unica interfaccia di consultazione dei dati e dei documenti
  • unico punto di controllo dei versamenti, indipendentemente dal numero delle sorgenti documentali e dei sistemi di conservazione utilizzati;
  • possibilità di inviare in conservazione e inserire in archivi documentali documenti salvati su file system o su supporto ottico.
LE CARATTERISTICHE:

Extraway® Bridge assiste il Responsabile del Processo nell’organizzazione e definizione della periodicità dei trasferimenti delle unità documentarie in conservazione: in particolar modo è possibile inviare in maniera automatica i documenti in conservazione, tramite la definizione di tipologie documentali (ovvero di documenti omogenei fra loro, appartenenti alla medesima serie documentale) e di determinate scadenze temporali per gli invii.

Un agente software effettua la ricerca su ogni singola tipologia documentale inserita, analizza i documenti in base ai parametri immessi per selezionare quelli da inviare, e procede poi con l’invio automatico in conservazione, il cui avanzamento può essere controllato in ogni fase dal Responsabile della Conservazione.

Oltre alla possibilità di inviare i documenti in automatico, è possibile visualizzare i volumi predisposti per l’invio in conservazione tramite le apposite vaschette, contenenti i documenti in scadenza/scaduti, ricercati e selezionati in automatico dall’agente software, il quale può essere configurato per inviare via e-mail al Responsabile della Conservazione i report riepilogativi generati in seguito ad ogni invio in conservazione. Allo stesso tempo, è possibile ricercare, scegliere e inviare manualmente in conservazione i documenti, a prescindere dalla loro scadenza.

In fase di versamento ogni unità documentaria inviata al sistema di conservazione viene descritta in un file Xml, che contiene una serie di metadati identificativi e descrittivi del documento e del suo contesto.

Extraway® Bridge assicura:

  • l’identificazione certa del soggetto produttore dei documenti e permette la loro conservazione in archivi diversi suddivisi in base allo stesso;
  • l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti;
  • la ricerca, la visualizzazione e l’accesso ai documenti, tramite una semplice interfaccia grafica, direttamente dal sistema di gestione documentale sorgente;
  • la configurazione di ruoli differenti per gli utenti del sistema, con diritti diversi per la visualizzazione, la consultazione dei documenti e per la gestione degli invii in conservazione.

Extraway® Bridge crea report dettagliati per ogni invio in conservazione effettuato permettendo un rapido controllo sugli esiti dei versamenti. Su ogni singolo documento viene visualizzato lo stato del versamento e vengono evidenziati, se presenti, i problemi che hanno impedito di portare a termine l’invio in conservazione del documento. I report vengono aggiornati in base agli esiti dei successivi invii in conservazione, permettendo così di monitorare costantemente la risoluzione degli errori degli invii.

I CONTENITORI:

L’applicativo è totalmente integrato con il prodotto di gestione documentale Docway® e con tutta la piattaforma documentale Extraway®. Sono inoltre già disponibili connettori per i Sistemi di Protocollo Informatico e di gestione di atti e delibere maggiormente utilizzati da Enti pubblici e privati.

Sono già integrati i servizi di conservazione UniStorage di Unimatica, LegalDoc di Infocert e SACER, il servizio di conservazione del Polo Archivistico Regionale dell’Emilia-Romagna (ParER).