Docway® Mail Cloud il volto Cloud di Docway® per la posta elettronica

DOCWAY® MAIL CLOUD

Le email rappresentano ormai uno degli strumenti maggiormente utilizzati da qualsiasi ente o azienda per lo scambio di informazioni e documenti.

L’enorme quantità di messaggi scambiati e il numero di caselle utilizzate pongono la necessità di ideare nuove modalità di gestione di questa specifica tipologia documentale; che siano strettamente integrate non solo con i sistemi documentali già utilizzati, ma anche con i sistemi di conservazione, così come raccomandato dagli standard internazionali (MoReq, DoD) e dalle policy nazionali.

Ponendosi in questa ottica, Docway® Mail Cloud è il nuovo servizio di DocWay® ideato per lo scambio, l’organizzazione, l’archiviazione e la conservazione di documenti e-mail.

Docway® Mail Cloud è un servizio basato su tecnologia cloud, che offre molteplici funzionalità per la gestione documentale delle proprie e-mail, in maniera strettamente integrata con DocWay®:

  • Permette di gestire e archiviare i messaggi e-mail su Docway® direttamente tramite l’utilizzo dell’interfaccia del proprio client di posta.
  • Permette di trasferire le caselle email provenienti da qualsiasi provider in un ambiente affidabile e sicuro, in maniera semplice, veloce ed automatica.
  • Permette di integrare completamente la gestione delle email all’interno dei flussi documentali dell’ente. Le email ricevute sono identificate in modo univoco e registrate nel sistema documentale: possono essere protocollate, classificate, fascicolate e collegate al modulo Docway® di Workflow per la generazione di flussi documentali.

Una semplice ed intuitiva interfaccia permette la visualizzazione delle mailbox configurate, ponendosi come canale semplificato di navigazione e di ricerca.

GESTIONE DOCUMENTALE DELLE MAIL

DocWay® Mail Cloud permette di connettersi e interagire con Docway® utilizzando direttamente il proprio client di posta, tramite protocollo IMAP. Ogni utente all’interno del proprio client IMAP è in grado di visualizzare come cartelle della propria casella mail i fascicoli, selezionati in DocWay® come “preferiti”, e i documenti contenuti all’interno dei fascicoli come “email”.

I documenti sono composti da due sezioni: una contiene i metadati descrittivi del documento, un’altra invece dei “link” che permettono di avviare determinate azioni sul documento, direttamente dal client di posta. I documenti possono essere facilmente organizzati nelle cartelle e gestiti nelle loro funzionalità fondamentali.

Oltre a queste funzionalità di organizzazione e visualizzazione dei documenti, è possibile registrare e archiviare le mail ricevute sulla posta direttamente in Docway®.

Possono essere configurate per la ricezione e l’invio di mail tramite Docway® Mail Cloud anche caselle PEC. La loro gestione si integra perfettamente con la gestione offerta da DocWay®.