DOCWAY DELIBERE

Questo modulo permette la gestione integrata e completa dei procedimenti amministrativi, dall’istruttoria alla pubblicazione delle delibere.

Attraverso Docway Delibere vengono predisposti e monitorati i flussi documentali per la presentazione delle proposte di delibera e delle comunicazioni/informative, per i diversi organi collegiali, da parte delle strutture dell’Amministrazione.

I flussi documentali sono gestiti dal motore di document workflow che, integrato con la posta elettronica, controlla gli attori del processo e le azioni consentite. Una volta terminato il flusso di perfezionamento delle proposte, si prosegue con l’attività di competenza della segreteria degli Organi Collegiali, di preparazione dell’ordine del giorno, delle convocazioni, del verbale della seduta e dell’emanazione delle delibere.

Di seguito si descrive l’informatizzazione dei processi e delle attività dell’ufficio delibere.

Impostazione del calendario delle sedute di ogni organo collegiale.

Il responsabile dell’ufficio delibere ha a disposizione una specifica funzione attraverso la quale predispone il calendario di tutte le sedute. Il calendario è modificabile in qualsiasi momento, con l’eliminazione o l’aggiunta di sedute.

ITER DI APPROVAZIONE

Iter di approvazione di una proposta

Un utente può inoltrare esclusivamente le tipologie di proposte per le quali sia autorizzato. Ad ognuna di queste è associato un workflow più o meno complesso, che descrive l’iter amministrativo di approvazione, configurabile tramite apposito modulo grafico (workflow designer).

ACCETTAZIONE DI UNA PROPOSTA

Accettazione della proposta ed inserimento all’ordine del giorno di una seduta

All’ufficio delibere viene garantita la facoltà di:

  • rigettare definitivamente la proposta;
  • non accettarla per vizi di forma, irregolarità, incompatibilità con gli indirizzi di gestione e/o di governo;
  • restituirla all’estensore;
  • inserire la proposta all’ordine del giorno di una seduta (con notifica all’estensore);
  • gestire le proposte fuori sacco
STAMPA

Stampa dell’ordine del giorno e delle convocazioni

E’ possibile produrre l’ordine del giorno, in formato HTML o Office, con l’indicazione dei soli argomenti relativi ad ogni proposta (contenuto del campo OGGETTO). L’Odg così prodotto può essere trasmesso ad una lista di distribuzione (membri dell’organo di governo più terze parti).

VERBALE DELLA SEDUTA

Produzione del verbale della seduta

Il sistema consente la registrazione dei risultati e dell’elenco dei presenti/assenti alla seduta.

È facoltà dell’ufficio delibere procedere alla produzione dei testi delle delibere, tramite apposite funzioni messe a disposizione. Al termine si può procedere alla produzione di un prototipo di verbale, da completare con gli interventi dei membri dell’organo di governo.

Completata la registrazione del verbale, la seduta diventa accessibile a tutti gli utenti autorizzati alla consultazione. Nel caso particolare di delibere seduta stante, queste saranno consultabili immediatamente, senza dover attendere l’approvazione del verbale della seduta.

PRINCIPALI CARATTERISTICHE

Le principali caratteristiche di Docway Delibere sono le seguenti:

Il sistema consente la registrazione dei risultati e dell’elenco dei presenti/assenti alla seduta.

  • definizione e configurazione degli organi di governo
  • integrazione con un motore di workflow open source, provvisto di interfaccia grafica per il disegno dei flussi
  • completa configurabilità del modulo (organi di governo; tipologie e modalità di presentazione delle proposte di delibera; modelli di ordine del giorno, risultati della seduta, delibera e verbale; gestione liste di distribuzione)
  • controllo degli accessi e della visibilità dei documenti (proposte, comunicazioni/informative, delibere, verbali)
  • gestione notifiche ai soggetti man mano interessati dall’iter amministrativo di approvazione
  • gestione elettronica delle proposte e comunicazioni/informative, con processo di autorizzazione tramite firma digitale. Se previsto nel manuale di gestione, si può optare per un sistema di firma debole (sistema di autenticazione)
  • calendario delle sedute
  • gestione ordine del giorno, compresa l’organizzazione dei relativi punti
  • rinvio di una proposta ad una seduta successiva
  • sospensione di una proposta
  • gestione fuori sacco
  • gestione dei risultati della seduta
  • gestione delibere seduta stante
  • produzione automatica di: ordine del giorno, risultati seduta, testo della delibera, verbale della seduta
  • funzioni per la pubblicazione dell’ordine del giorno e del testo delle proposte in un’area riservata all’interno del sito dell’Amministrazione (web services)
  • funzione di pubblicazione del testo delle delibere in un’area pubblica del sito dell’Amministrazione (web services)
  • stampa dell’ordine del giorno e di tutte le proposte e comunicazioni/informative annesse
  • gestione di differenti profili di accesso
  • gestione termine massimo di presentazione delle proposte
  • evidenza delle proposte in gestione e di competenza per ogni operatore e ufficio
  • protocollazione della delibera contestualmente alla comunicazione dei risultati della seduta
  • integrazione di un motore di information retrieval, con ricerca full text sul testo di proposte, delibere e verbali