Sistema documentale per la corretta descrizione e gestione dei fascicoli cartacei ed elettronici nell’Archivio di deposito
IL CONTESTO:

Docway® Deposito permette la corretta descrizione e gestione dei fascicoli cartacei e digitali prodotti da un soggetto pubblico o privato, durante lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali e non più occorrenti alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinati alla conservazione permanente.

Docway® Deposito risolve prioritariamente l’esigenza di una corretta descrizione archivistica dei fascicoli e documenti cartacei ed elettronici; la descrizione archivistica dei fascicoli a “DEPOSITO” prevede l’insieme delle informazioni relative alla provenienza, alla consistenza, al condizionamento, alla collocazione fisica nell’archivio di deposito, le necessarie informazioni di trasferimento del fascicolo a deposito e le richieste di presa visione.

Docway® Deposito mette a disposizione tutte le funzionalità necessarie a descrivere il processo che parte dalla chiusura o archiviazione di un fascicolo nell’archivio corrente e termina nell’archivio di deposito, dove il materiale documentale è sottoposto a valorizzazione dalle operazioni di selezione e scarto.

LA SOLUZIONE:

Docway® Deposito è il nuovo modulo applicativo ideato per garantire, in maniera archivisticamente e metodologicamente corretta, la gestione del ciclo di vita dei documenti e dei fascicoli attraverso le tre età in cui tradizionalmente l’Archivio è idealmente suddiviso:

  • l’archivio corrente;
  • l’archivio di deposito;
  • l’archivio storico o separata sezione d’Archivio.

Docway® Deposito rappresenta la naturale evoluzione della piattaforma documentale e tecnologica di 3D Informatica, per integrare senza soluzione di continuità, il flusso documentale tra l’archivio corrente, l’archivio di deposito e l’archivio storico.

L’interfaccia utente di Docway® Deposito esalta le funzionalità di ricerca della tecnologia eXtraWay® XML, estendendo la ricerca full-text indifferentemente sui fascicoli e sui documenti elettronici.

Docway® Deposito è nativamente integrato con DocWay® XML, ma prevalentemente è utilizzato indipendentemente da esso per una descrizione e gestione archivisticamente corretta dei fascicoli e documenti cartacei/elettronici che si trovano nell’archivio di deposito oltre che per la digitalizzazione degli stessi e dei documenti in essi contenuti.

Docway® Deposito inoltre, in caso di integrazione con DocWay® XML, consente:

  • il trasferimento di un fascicolo elettronico (con tutti i documenti digitali in esso contenuti) dall’archivio corrente Docway® XML; nell’archivio corrente il fascicolo “trasferito” sarà sempre ricercabile, ma non più implementabile con nuovi documenti;
  • la riapertura – nell’archivio corrente – di un fascicolo elettronico trasferito a deposito;
  • la riapertura – nell’archivio corrente Docway® XML – di un fascicolo cartaceo descritto in Docway® DepositoDocWay® Deposito.
I VANTAGGI:
  • Strumento flessibile, incentrato su metodologie e prassi archivisticamente corrette;
  • pensato per essere nativamente integrato con il sistema di gestione documentale Docway® XML;
  • l’archivio storico o separata sezione d’Archivio.

Docway® Deposito rappresenta la naturale evoluzione della piattaforma documentale e tecnologica di 3D Informatica, per integrare senza soluzione di continuità, il flusso documentale tra l’archivio corrente, l’archivio di deposito e l’archivio storico.

L’interfaccia utente di Docway® Deposito esalta le funzionalità di ricerca della tecnologia eXtraWay® XML, estendendo la ricerca full-text indifferentemente sui fascicoli e sui documenti elettronici.

Docway® Deposito è nativamente integrato con DocWay® XML, ma prevalentemente è utilizzato indipendentemente da esso per una descrizione e gestione archivisticamente corretta dei fascicoli e documenti cartacei/elettronici che si trovano nell’archivio di deposito oltre che per la digitalizzazione degli stessi e dei documenti in essi contenuti.

Docway® Deposito inoltre, in caso di integrazione con DocWay® XML, consente:

  • il trasferimento di un fascicolo elettronico (con tutti i documenti digitali in esso contenuti) dall’archivio corrente Docway® XML; nell’archivio corrente il fascicolo “trasferito” sarà sempre ricercabile, ma non più implementabile con nuovi documenti;
  • la riapertura – nell’archivio corrente – di un fascicolo elettronico trasferito a deposito;
  • permette la descrizione del pregresso cartaceo;
  • permette la digitalizzazione del pregresso cartaceo sia a livello di fascicolo (o carpetta o papela) che di documento;
  • permette la redazione di elenchi di trasferimento personalizzati;
  • permette la gestione delle richieste di prelievo;
  • presenta una ricerca full-text estesa indifferentemente su fascicoli e documenti;
  • ACL condivisa con Docway® XML.
CARATTERISTICHE INTEGRATE:

L’approccio metodologico e l’approfondito studio dell’informatica archivistica, ha promosso la realizzazione di un’interfaccia applicativa ad-hoc su una serie di metadati specifici che vengono appositamente trattati (archiviati) nell’archivio corrente di Docway® XML: perché, per sua natura, l’archivio di deposito tratta fascicoli e documenti di affari conclusi, ma che si possono riaprire; per ottenere una descrizione “atomica” e completa della storia del fascicolo e del suo trattamento archivistico informatico.

In questo scenario, un fascicolo registrato in Docway® XML, alla sua chiusura, viene “trasferito” nell’archivio di deposito DocWay® Deposito e, dopo la scadenza dei termini di conservazione e le operazioni di selezione e scarto del materiale non destinato alla conservazione permanente, può essere trasferito all’archivio storico.

Docway® Deposito è nativamente integrato con Docway® XML, ma prevalentemente è utilizzato indipendentemente da esso per una descrizione e gestione archivisticamente corretta dei fascicoli e documenti cartacei/elettronici che si trovano nell’archivio di deposito oltre che per la digitalizzazione degli stessi e dei documenti in essi contenuti.