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CONTESTO COMPETITIVO

I recenti disposti normativi portano sempre più ad operare in un contesto distribuito dove i documenti assumono un ruolo centrale per miglioramento della produzione e l’erogazione dei servizi. Tale scenario competitivo pone pertanto in evidenza la necessità di un modello di processo/progetto ben definito ed opportunamente gestito attraverso strumenti innovativi la gestione integrata dei documenti, delle informazioni e dei flussi documentali/informativi.

Il principio fondamentale portato avanti da 3D Informatica e che ne caratterizza i servizi e il proprio prodotto DOCWAY® 4RE, è infatti quello di organizzare un ambiente unitario, in grado di convogliare in un sistema documentale integrato tutte le modalità di identificazione e di descrizione dei legami tra oggetti e la loro organizzazione all’interno dell’archivio documentale. I requisiti funzionali alla base delle soluzioni di 3D Informatica seguono i dettami del Testo unico sulla documentazione amministrativa (TUDA), DPR del 28 dicembre 2000, n.445, le specifiche di base ed avanzate del MoReq2, lo standard ISO 15486-1 sulla gestione documentale (cui il MoReq fa riferimento), le recenti Regole tecniche per il Protocollo informatico e il “Decreto Sviluppo” (DI 179/2012).

DOCWAY®4RE

DOCWAY® 4RE, soluzione per la gestione documentale prodotta da 3D Informatica, risponde a queste esigenze, muovendo dai requisiti individuali del progetto europeo MoReq2 per l’integrazione dei sistemi di record management con quelli di content management, per soddisfare non solo le necessità che una gestione documentale di qualità richiede, ma sopratutto per aver implementato tutte quelle funzionalità che permettono una gestione dei contenuti della gestione fino all’archiviazione, e quindi una migliore comunicazione della conoscenza derivata da una gestione documentale effettuata con strumenti altamente tecnologici ed innovativi.

DOCWAY® 4RE è un sistema documentale interamente WEB, modulare e scalabile, realizzato nel rispetto della moderna archivistica informatica, delle regole tecniche e norme sull’Amministrazione Digitale. DOCWAY® 4RE accoglie l’evoluzione tecnica e normativa, per divenire il “cuore pulsante” di un sistema documentale integrato per la gestione di documenti, informazioni, mail: ovvero per la gestione della conoscenza aziendale.

DOCWAY® 4RE mette infatti a disposizione, in un unico ambiente integrato, tutte quelle funzionalità che di norma insistono in più suites di prodotti. La completezza funzionale di DOCWAY® 4RE permette la più ampia adattabilità alle esigenze dell’utente finale, per divenire il sistema di riferimento per la gestione del ciclo di vita dei documenti nella loro più ampia accezione.

DOCWAY® 4RE: LA RISPOSTA STRATEGICA

Dal moke-up alla realizzazione vera e propria, sono state fortemente coniugate le esigenze di usabilità, ergonometria, leggerezza e non ultimo di look & feel, che riprende la Corporate Identity di 3D Informatica.

La nuova interfaccia permette di avere sempre sotto gli occhi tutte le componenti informative in ogni situazione di lavoro. E non solo. La nuova interfaccia può essere inoltre personalizzata per ogni specifico Cliente.

Il Sistema si presenta come un’area multi-direzionale di gestione, archiviazione, condivisione di documenti ed informazioni divenendo all’occorrenza anche semplice sistema di storage condiviso, a cui però aggiunge e garantisce ricchezza e qualità informativa, controllo, sicurezza, indicizzazione e ricerca full text.

DOCWAY® 4RE è tutto ciò che c’è dietro la complessità di gestione di file digitali: gestisce metadati, crea, governa, protocolla e storicizza documenti, fascicoli, raccoglitori e repertori; crea, governa e gestisce workflow documentali; memorizza le versioni dei documenti; indicizza documenti e promuove potenti funzioni di Information Retrieval; crea automaticamente PDF/A e fa OCR; gestisce ed archivia caselle email e PEC; gestisce e governa l’utilizzo di scanner direttamente dal browser; gestisce e governa l’utilizzo di Firma Elettronica e Firma Elettronica Avanzata (anche remota).

DOCWAY® 4RE: CARATTERISTICHE DELLA SUITE

DOCWAY® 4RE è il SISTEMA dedicato e unificare le funzionalità specifiche di Enterprise Content Management, Record Management, Process Management, Information Management, Document & Workflow Management.

DOCWAY® 4RE promuove le soluzioni legate all’acquisizione, archiviazione, classificazione, ricerca e consultazione di informazioni non strutturate, quali possono essere documenti testuali, immagini, audio digitale, fotografie, filmati, ecc. I documenti possono essere acquisiti dall’esterno del sistema, oppure generati interamente tramite processi di creazione collaborativa, o intercettati da flussi elettronici quali email, fax, messaggistica.

La soluzione è realizzata in tecnologia JAVA, L’integrazione tra i sistemi informatici avviene attraverso l’utilizzo di una libreria Java, che sfruttando i servizi offerti dallo strato SOA/Web Service di eXtraWay garantisce la disponibilità dei servizi principali.

Le principali funzioni che DOCWAY® 4RE mette a disposizione sono finalizzate a:

  • acquisizione, registrazione, ricerca e consultazione delle diverse tipologie di documenti trattati nell’ambito dei processi amministrativi e/o aziendali, sia interni sia di scambio con l’esterno;
  • protocollazione automatica di file segnatura.xml, come previsto dalla Circolare CNIPA (ex AIPA n° 28 del 07/05/2001), con la possibilità di stampa diretta sul documento o apposizione di etichetta adesiva con codice a barre e watermark (PDF/A);
  • firma digitale e firma digitale remota;
  • organizzazione dei documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, secondo le necessità di ordinamento e di ricerca nel breve-lungo periodo più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi;
  • fascicolazione: realizzazione di un collegamento (e sua consultazione) tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti interamente per l’adozione dei provvedimenti finali, secondo l’iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell’ente;
  • garanzia di una maggiore flessibilità nel trattare tipologie di documenti eterogenee, strutturate e non strutturate;
  • implementazione di vincoli di Sicurezza relativamente ai diritti di accesso, inserimento, cancellazione, modifica dei documenti e delle informazioni di classificazione, tracciatura degli accessi;
  • ricerca dei documenti specificando combinazioni degli attributi e proprietà, collegati tramite operatori logici e/o sulla base del contenuto dei documenti stessi. DOCWAY® 4RE fornisce all’utenza un potente e raffinato strumento di ricerca in grado di individuare, recuperare e consultare facilmente i documenti di proprio interesse. Gli utenti possono scegliere di effettuare una ricerca semplice (per termine, ad esempio, all’interno di contenuti o attributi) o di optare per una ricerca avanzata più potente, definendo attributi del termine da ricercare.
  • visualizzazione di documenti: conversione in formato standard indipendentemente dalla disponibilità di specifiche applicazioni sulla stazione consultante;
  • ottimizzazione dei flussi informativi e dei processi decisionali a supporto della generazione dei flussi documentali. DOCWAY® 4RE è lo strumento che dà importanza alla natura ed al governo dei processi di lavoro;
  • creazione di vaschette personalizzate di documenti/fascicoli/raccoglitori partendo da una lista titoli derivante da ricerca;
  • acquisizione massiva dei documenti cartacei tramite l’utilizzo delle segnature di protocollo;
  • gestione e ricezione di posta elettronica tramite Mailbox personale configurabile con possibilità di registrazione delle email in archivio e gestione della Posta elettronica certificata (PEC);
  • trasformazione dinamica di un documento a repertorio.
DOCWAY® 4RE: ARCHIVIO PROCEDIMENTI E ARCHIVIO DELLE STRUTTURE E DELLE PERSONE

DOCWAY® 4RE consente una completa e flessibile gestione dei documenti e del protocollo informatico, grazie al proprio modulo di configurazione (ACL), la cui specificità permette di definire lo scenario funzionale che meglio si conforma alle esigenze operative ed organizzative dell’Amministrazione.

L’utente può avere, sulla base di diritti di intervento profilati, un controllo sulla fruizione e l’editing dei documenti e l’accesso istantaneo ai files, senza per questo navigare ai piani di archiviazione complessi. L’accesso è sempre è consentito in ottemperanza alla L.241/90 sulla trasparenza amministrativa.

A tale proposito DOCWAY® 4RE consente la creazione di un maggior collegamento tra la reportistica ed i flussi di lavoro processati e tramite Archivio Procedimenti (PROC) gestisce al meglio titolario e voci d’indice.

DOCWAY® 4RE: WORKFLOW MANAGEMENT

La tecnologia su cui insiste DOCWAY® 4RE è completamente configurabile ad ausilio dell’utente nella gestione dei processi aziendali interni: semplici flussi di lavoro di revisione e approvazione, processi aziendali complessi, stratificati e prodotti in più stadi temporali e da diverse titolarità. Le funzioni di workflow sono:

  • smistamento: invio documenti agli uffici/persone/ruoli di competenza;
  • gestione e monitoraggio procedimenti: definizione di tutte le proprietà/dati dei procedimenti dell’ente, analisi e visualizzazione dello stato di un fascicolo nell’ambito dei procedimenti;
  • scrivanie personalizzate di lavoro: utilizzo di una scrivania virtuale per la gestione dei documenti e/o fascicoli di propria competenza, con possibilità di deleghe e di multiutenza;
  • gestione flussi “light”: esecuzione, avanzamento e alimentazione di un procedimento su un fascicolo, invio dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell’ente;

DOCWAY® 4RE è presente nel MARKETPLACE DI CONSIP.